Was kostet eine unbesetzte Stelle wirklich? Berechnen Sie es in 30 Sekunden.

Eine unbesetzte Stelle in einer Arztpraxis kostet im deutschen Durchschnitt rund 402 € Deckungsbeitrag pro Tag – bei einer MFA-Stelle konkret ca. 380 € täglichen Umsatzverlust. Die Formel „Cost of Vacancy" lautet: Jahresgehalt ÷ Arbeitstage × Faktor × Vakanzdauer. Bei Standard-Fachkräften (MFA, ZFA, PTA) liegt der Faktor bei 2,0, bei Schlüsselpositionen wie Praxismanagement oder DH bei 2,5–3,0. Für eine 6 Monate lang unbesetzte MFA-Stelle ergeben sich damit Vakanzkosten von rund 45.840 €. Eine Physiotherapeuten-Stelle bleibt 2025/2026 durchschnittlich 304 Tage vakant – das bedeutet Umsatzverluste zwischen 54.000 € und 85.000 € pro Jahr. Etwa 30 % der Vakanzkosten entfallen auf direkte Kosten (Recruiting, Überstunden, Leiharbeit), 70 % auf Opportunitätskosten wie entgangene Umsätze, Mitarbeiter-Überlastung, Patienten-Abwanderung und Produktivitätsverluste. Abwarten ist die teuerste Option – gerade dort, wo jeder Tag ohne Fachkraft messbar Umsatz kostet.

In einem Satz: Eine 6-Monate-Vakanz kostet eine durchschnittliche Praxis 27.000–60.000 € – ein Vielfaches dessen, was ein professionelles Recruiting-Setup kosten würde.

Vakanzkosten-Rechner – berechnen Sie es in 30 Sekunden

Berechnen Sie in 30 Sekunden, wie viel Ihre aktuell unbesetzte Stelle Ihre Praxis wirklich kostet.

[Vakanzkosten-Rechner-Widget einbinden – aus Recherche/04_Interaktive_Widgets/HTML_Vorlagen/vakanzkosten_rechner.html]

Eingabe-Parameter im Rechner:

1. Jahresgehalt der unbesetzten Position
2. Berufsgruppe (MFA, ZFA, Physio, Pflegekraft, Apotheker, PDL)
3. Vakanzdauer bisher (Monate)
4. Praxis-Typ (Klein, Mittel, Groß)

Output:

• Geschätzte Gesamt-Vakanzkosten
• Aufschlüsselung Direktkosten vs. Opportunitätskosten
• Vergleich mit Lippe-Investition für Recruiting-System

Die Cost-of-Vacancy-Formel

Einfache Formel

Jahresgehalt ÷ Ø Arbeitstage × Faktor × Vakanzzeit = Cost of Vacancy

Erweiterte Formel

(Umsatzverlust + Opportunitätskosten + Direktkosten) × Vakanztage = Gesamt-Vakanzkosten

Direktkosten (30 % Anteil)

• Recruiting-Kosten: Anzeigen, Headhunter, Eigene Zeit
• Überstunden des Restteams
• Leiharbeit / Springerkosten
• Onboarding-Kosten der ersetzenden Kraft

Opportunitätskosten (70 % Anteil)

• Entgangener Umsatz aus Patienten-/Kunden-Behandlungen
• Patienten-Abwanderung zu Wettbewerbern
• Wartezeit-bedingte Reputations-Schäden (negative Bewertungen)
• Inhaberin springt selbst ein → strategische Arbeit bleibt liegen
• Verzögerte Investitionen / Wachstumsprojekte
• Folge-Fluktuationsrisiko (innere Kündigung im Restteam)

Faktor nach Position

Tabelle 1: CoV-Faktoren nach Berufsgruppe

Sechs konkrete Rechenbeispiele aus der Praxis

Beispiel 1: MFA-Stelle 6 Monate unbesetzt

• Jahresgehalt MFA mit AG-Anteilen: 42.000 €
• Tägliche Vollkosten: 42.000 ÷ 220 = 191 €/Tag
• Faktor 2,0 × 120 Arbeitstage (6 Monate)
• Vakanzkosten: 45.840 €

Beispiel 2: ZFA 3 Monate unbesetzt

• Tagesverlust Praxis: 250–400 € (je nach Größe)
• 60 Arbeitstage × 350 € (Schnitt) = 21.000 € Umsatzseite
• Plus Recruiting- und Überstundenkosten: +6.000 €
• Gesamt: ca. 27.000 €

Beispiel 3: Physiotherapeut 304 Tage unbesetzt (Branchen-Schnitt!)

• 200 ausfallende Behandlungstage × 6 Behandlungen pro Tag
• Mischpreis ca. 40 € × 1.200 Behandlungen = 48.000 € reiner Umsatzverlust
• Plus Opportunitätskosten: +25.000 €
• Plus Recruiting: +5.000 €
• Gesamt: ca. 78.000 € pro Jahr

Beispiel 4: Pflegefachkraft 5 Monate unbesetzt

• Jahresgehalt PFK mit AG-Anteilen: 56.000 €
• Tägliche Vollkosten: 56.000 ÷ 220 = 255 €/Tag
• Faktor 2,2 × 100 Arbeitstage
• Direkter CoV: 56.100 €
• Plus Springerkosten + MDK-Risiko: ca. +10.000 €
• Gesamt: ca. 66.000 €

Beispiel 5: PDL 9 Monate unbesetzt

• Jahresgehalt PDL: 72.000 €
• Faktor 2,8 × 180 Arbeitstage
• Direkter CoV: 165.000 €
• Plus Folge-Fluktuation im Pflegeteam: +40.000 €
• Gesamt: ca. 205.000 €

Beispiel 6: Facharzt-Vakanz 18 Monate

• Praxis-Umsatz pro Facharzt: 25.000 €/Monat
• 18 Monate × 25.000 € = 450.000 € Umsatzverlust
• Plus Patienten-Stamm-Verlust dauerhaft: +unbezifferbar

Die unterschätzten 70 % Opportunitätskosten

Die direkten 30 % der Vakanzkosten (Recruiting, Leiharbeit, Überstunden) sind sichtbar. Die 70 % Opportunitätskosten sind unsichtbar – aber größer:

Sieben unsichtbare Vakanzkosten-Treiber

1. Überstunden des verbleibenden Teams → erhöhtes Burnout-Risiko
2. Kündigungsrisiko in der Restmannschaft („innere Kündigung")
3. Patienten-Abwanderung – einmal abgesagte Termine kommen selten zurück
4. Negative Online-Bewertungen wegen Wartezeiten
5. Praxisinhaber springt selbst ein → strategische Arbeit bleibt liegen
6. Verzögerte Investitionen / Wachstumsprojekte
7. Team-Fluktuationsspirale – eine Kündigung zieht oft weitere nach sich

Quantifizierung typische Praxis 2026

Vergleich – Klassische Recruiting-Kosten vs. Schaden durch Vakanz

Tabelle 2: Recruiting-Kanäle 2026 im Kostenvergleich

Faustregel

Wenn eine Vakanz mehr als 4 Wochen dauert, ist ein professionelles Recruiting-System fast immer günstiger als das Abwarten.

Die 304-Tage-Falle – warum die Vakanzdauer steigt

Eine Physio-Stelle bleibt im Durchschnitt 304 Tage unbesetzt – Tendenz +25 Tage pro Jahr seit 2023. Das ist kein Schicksal, sondern die Konsequenz, wenn ausschließlich klassische Kanäle bespielt werden.

Die 80 % passiv-wechselbereiter Fachkräfte suchen nicht auf Indeed. Sie scrollen durch Instagram, Facebook, manchmal LinkedIn. Wer diese Zielgruppe erreicht, halbiert die Vakanzdauer.

Mehr: Fachkräftemangel Gesundheitswesen →

Vakanzkosten in der Pflege – Versorgungsvertrag-Risiko

Bei Pflegeeinrichtungen kommt zur klassischen Vakanzkostenrechnung ein zusätzliches Risiko: das Versorgungsvertrag-Risiko.

Konsequenz unbesetzter Pflege-Stellen

• Personalschlüssel-Unterschreitung → MDK-Auflagen, Belegungsstopp möglich
• Tour-Streichung ambulant → Versorgungslücke, dauerhafter Patienten-Verlust
• Springer-Stundensatz 2–3× über Stamm-Personal → Marge wird ruiniert
• Folge-Fluktuation im Pflegeteam → Multiplikator-Effekt

Real-Schaden: 35.000–60.000 € pro Pflegekraft-Vakanz bei 3–6 Monaten.

Vakanzkosten in der Apotheke – Notdienst-Falle

In Apotheken kommt zur Vakanz die Notdienst-Falle:

• Weniger PTAs → mehr Notdienst pro Person → höheres Wechselrisiko der verbleibenden
• Notdienst-Lücke → Versicherungs- und Reputations-Risiko
• Real-Schaden: 30.000–50.000 € pro PTA-Vakanz bei 3–5 Monaten

Vakanzkosten beim Facharzt – Praxis-Geist-Phase

Wenn eine Facharzt-Stelle 12+ Monate unbesetzt bleibt, gerät die Praxis in eine Geist-Phase:

• Patienten-Stamm verteilt sich auf Wettbewerber
• Praxis-Umsatz fällt monatlich um 10–15 %
• Real-Schaden bei Allgemeinmediziner-Vakanz: 250.000–500.000 €/Jahr

Lippe-Fallstudien zur Vakanzkosten-Wirklichkeit

„Aufgrund der langen erfolglosen Mitarbeitersuche mussten wir tatsächlich die Praxis für mehrere Wochen dieses Jahr schließen und hatten erhebliche Umsatzeinbrüche." — Matthias Juraschek, Hausarzt Handewitt · Quelle: Video-Testimonial

„Wenn ich keine Mitarbeiter habe, kann ich in so einem hochtechnisierten Bereich wie der Kardiologie nicht arbeiten." — Dr. Karl-Heinz Keuper, Kardiologe Münster · Quelle: Video-Testimonial

„Worst Case wäre gewesen, dass wir die Versorgung nicht gewährleisten könnten für unsere Patienten und dann auch unseren Versorgungsvertrag nicht erfüllen können." — Maximilian Franker, Pflegeteam Schwester Theresia · Quelle: Video-Testimonial

„Es gipfelte darin, dass zwei Vollzeitkräfte und eine Teilzeitkraft kündigten." — Dr. Heike Kirchhoff, Dermatologie Telgte · Quelle: Video-Testimonial

Glossar – Vakanzkosten-Begriffe

Cost of Vacancy (CoV) – Internationale Bezeichnung für Vakanzkosten.

Faktor – Multiplikator zur Berücksichtigung des Umsatzbeitrags der Position.

Direktkosten – Sichtbare Vakanzkosten: Recruiting, Überstunden, Leiharbeit (~30 %).

Opportunitätskosten – Unsichtbare Vakanzkosten: entgangener Umsatz, Patienten-Verlust, Folge-Fluktuation (~70 %).

Innere Kündigung – Mitarbeiter:innen leisten nur noch Dienst nach Vorschrift; Vorstufe zur tatsächlichen Kündigung.

Springerkosten – Stundensatz für externe Aushilfskräfte (in Pflege oft 2–3× Stamm-Personal).

Versorgungsvertrag-Risiko – In Pflege: Personalschlüssel-Unterschreitung kann zur Aussetzung des Vertrags mit den Kassen führen.

Geist-Phase – Bei sehr langer Vakanz (12+ Monate): Patienten verteilen sich auf Wettbewerber, Praxis verliert Identität.

MDK – Medizinischer Dienst (Qualitätsprüfung in Pflegeeinrichtungen).

Folge-Fluktuation – Zusätzliche Kündigungen, die durch Überlastung des Restteams ausgelöst werden.

Sie sind selbst Fachkraft?

In den Bewerberpool eintragen

FAQ – 18 Antworten zu Vakanzkosten

1. Was kostet eine unbesetzte Stelle im Schnitt? ~380–402 € Tagesverlust pro Standard-Fachkraft-Stelle.

2. Wie berechne ich die Cost of Vacancy? Jahresgehalt ÷ Arbeitstage × Faktor × Vakanzdauer.

3. Welcher Faktor gilt bei MFA-/ZFA-Stellen? 2,0.

4. Welcher Faktor bei Physio? 2,3 (direkt umsatzverantwortlich).

5. Welcher Faktor bei PDL? 2,8.

6. Welcher Faktor bei Facharzt? 3,0.

7. Wie viel Umsatz entgeht durch eine unbesetzte Physio-Stelle? 48.000 € reiner Umsatz + 30.000 € Opportunität = ~78.000 €/Jahr.

8. Warum sind Opportunitätskosten 70 %? Patienten-Abwanderung, Folge-Fluktuation, Inhaber-Zeit, Reputation.

9. Sind Recruiting-Agenturen wirklich günstiger als Inserate? Ab Vakanz > 4 Wochen meistens ja.

10. Was passiert bei längerer Unterbesetzung mit dem Team? Burnout-Risiko, „innere Kündigung", Folge-Fluktuation.

11. Wie lange bleibt eine MFA-Stelle durchschnittlich vakant? 180–220 Tage.

12. Wann ist Recruiting-Partner günstiger als Leiharbeit? Fast immer bei langen Vakanzen.

13. Was kostet meine Stelle konkret? → Rechner nutzen.

14. Was ist der teuerste Vakanzkosten-Treiber? Folge-Fluktuation und Patienten-/Kunden-Abwanderung.

15. Wann lohnt sich Headhunter? Bei Spezial-Rollen (Facharzt, PDL) – aber nur wenn schnelle Besetzung nötig.

16. Welche Versorgungsvertrag-Risiken gibt es bei Pflege? Personalschlüssel-Unterschreitung → MDK-Auflagen.

17. Wie reduziere ich Vakanzkosten am schnellsten? Sofort professionelles Recruiting-System aufsetzen.

18. Sind Vakanzkosten steuerlich absetzbar? Indirekt – über Recruiting-Kosten und Springer-Kosten.

Quellen & Autorenkasten

Externe Quellen

• Praktischarzt – Kosten unbesetzter Stellen
• Mana-HR – Cost of Vacancy Rechner
• Bundesagentur – Vakanzdauer-Statistik

Interne Verlinkung

• MFA finden →
• ZFA finden →
• Physiotherapeuten finden →
• Pflegeeinrichtungen →
• Apotheken →
• Fachkräftemangel Gesundheitswesen →
• Vergleich Indeed vs. Social Recruiting →
• Bewerbergarantie →

Autoren-Box

Felix Lippe – Gründer & Geschäftsführer Lippe Personal. Seit 2017 ausschließlich auf medizinisches Recruiting spezialisiert.

Nächster Schritt